优行商旅:差旅管理的数字化之旅
商务旅行 劲旅网 2018-01-05 15:20:07

  【劲旅网讯】一家企业的良好发展离不开规范的管理,差旅作为企业行为的重要组成部分,也越来越被企业重视,专业的差旅管理不仅能够帮助企业提升差旅效率,通过合理的差旅政策与严谨的执行,还能够帮助企业降低差旅成本,是企业加速发展的“助推剂”。

  专业差旅管理对企业愈发重要

  伍经理是美国纽交所上市企业---迈瑞公司的行政经理,负责着公司差旅出行审批等相关工作,最初接手工作的时候,公司还用人工管理的方式操作,要靠本子和笔来记录审核,相当繁琐和复杂,效率低还容易出错。

  “对于不同级别的员工,公司制定的差旅标准是不一样的,因此在发票报销环节的审核就很花费时间,既要保证发票的有效性,又不能超过规定的差旅标准范围,员工抱怨,作为审核人员也是十分头疼,而且出错疏漏也避免不了”伍经理表示。

  与伍经理一样拥有相同烦恼的企业行政人员还有很多,在中国,能够真正了解企业差旅管理重要性、重视企业差旅管理政策制定与执行,选择专业差旅管理服务的企业还是少数,特别是中小企业,大多数在差旅管理方面认知度较低,企业差旅管理也只停留在人工阶段。

  即使作为大的企业,在差旅管理方面也存在着许多痛点,主要表现为:集团及下属企业差旅分散,很难集中管控,无法有效降低差旅成本;差旅数据很难分析,无法和业务情况匹配;差旅政策各异,较难进行统一管控并且有效分析差旅数据等。

  这时候,一套专业的差旅管理系统和专业的差旅服务公司就显得尤为重要。随着企业规模的不断扩大和领导差旅管理意识的不断增强,伍经理所在的公司引进了优行商旅所提供的专业的差旅管理系统,实现了集中管控、规范流程,将审批、预订、支付、报销、数据五大流程模块化,实现企业差旅管理的一站式解决,在差旅成本上,还可以实现最高节省35%的管控效果。

  差旅管理系统帮助企业提效率降成本

  优行商旅是谁?能够给公司差旅管理带来哪些改变?据伍经理了解,优行商旅成立于2006年,已经有11年的差旅服务经验,是中国领先的企业商旅管理云软件、云服务平台,专注于提供以企业为核心的采购外包一站式解决方案。多年来一直致力于服务顺丰速运、万科、华润集团、华侨城集团、中国平安、中航国际、深交所、创维、迈瑞、金蝶、云南白药等近3000家大中型央企国企、上市公司和行业知名大客户。

  本着好奇心,她对没有接触过的差旅管理系统做了深入了解,据她了解,优行商旅的差旅管理系统包括差旅申请审批系统、差旅预订系统、差旅结算系统和差旅分析系统,并且系统可以无缝对接企业的OA、HR和财务报销系统,差旅系统的使用和对接能够帮助企业简化差旅流程,在提升员工满意度的同时,还大幅降低企业的差旅成本。

  优行商旅的差旅管理系统可以很好的帮助企业降低差旅管理成本,通过采用先进的信息技术,大大加强企业差旅管理能力,提高企业差旅管理参与各方(如差旅管理经理、差旅审批人员等)的管理效率,并可以建立基于网页的云差旅流程,与人事、财务等系统无缝连接,优化企业内部流程,极大提升员工旅程体验。

  以往需要伍经理人工操作的差旅审核与报销,现在通过优行商旅的系统就能够轻松解决,从出差前的员工提交出差计划、审批、行程预订,到员工完成出差后续的发票报销,优行商旅系统都能够一站式解决,最重要的是能够实现差旅费用垫付月结,差旅数据自动同步报销系统,减少了后续员工报销的麻烦,省心省事。

  而优行商旅的另一个优势是能够帮助公司降低差旅成本达35%以上。这是如何做到的?

  伍经理了解到,相对于以往的差旅流程,通过优行商旅差旅系统的集中管控,差旅政策根据企业管控要求灵活设置,做到差旅管控无盲区;通过整合公司采购量并且和航空公司、酒店集团等上游资源方签订集团大客户协议,享受集团协议价,从而直接降低采购成本;通过系统打通OA办公系统和财务报销系统,即可实现审批、商旅预订、员工报销等一系列出差行为全流程、自动化、一体化,预订管理人员和财务结算人员都减少了,预订报销也更便捷了,现在员工都说:咱们公司出差“不借款、不垫钱、不报销、审批一键申请,说订就订,说走就走”,我们都愿意出差了。

  “在提升公司差旅效率和服务感知的同时,也为公司节约了差旅成本。这一点让我很惊喜,也让领导对我的工作效果更加满意。”伍经理表示。

  企业选择专业的差旅服务将是趋势

  如同伍经理的经历一样,现在越来越多的企业开始重视差旅管理。根据劲旅咨询《2017中国商旅管理市场研究报告》数据显示, 2016年中国商旅管理市场交易规模约1600亿元。

  报告还显示,未来商旅管理意识将大范围、多本土企业渗透,未来商旅管理服务将以北、上、广、深一线城市为中心向其他二三线城市蔓延普及,且国企、民营等传统本土企业制度不断更新改革,促使其对商旅管理服务的认知度提高,使用率将逐渐提升。

  如同伍经理所在公司这样选择专业的差旅管理服务会是未来企业发展的趋势,通过对员工的差旅活动进行事前规划和管理,对差旅过程进行监控和规范,从而达到节约差旅费用、提高员工满意度等目的。

  需求催生市场,未来专业差旅服务企业也会越来越多,但拥有专业服务能力的差旅企业并不多,随着技术的进步,差旅管理系统也在不断更新迭代,除基本满足企业的差旅预订需求外,也在逐步走向移动化、智能化。

  据了解,伍经理所在的公司选择的正是优行商旅提供的“系统+产品+服务+垫资”的一站式差旅服务。目前,优行商旅总部位于深圳,在北京、上海、广州、昆明等地设有分子公司,多年来一直自主研发系统,系统经过7年时间,数千家大中型企业客户打磨而成,系统企业贴合度高,形成多套有效整合企业OA、HR和财务报销系统等全流程、自动化、一体化的企业办公信息化解决方案。作为深耕差旅服务11年的优行商旅,一直在不断完善系统和服务,建立起自己的竞争壁垒。

  差旅管理系统:差旅管理系统就是能够将人工管理操作的差旅步骤通过计算机互联网实现电子化、流程实现自动化,帮助员工完成差旅预订和出行,并通过差旅政策的控制和差旅信息的分析,为差旅管理的各方提供简洁便利的统一系统平台。一般来说,企业差旅系统应包括差旅申请审批系统、差旅预订系统、差旅结算系统和差旅分析系统,这四大系统的顺畅对接和无缝配合,才能真正做到差旅管理的事前规划,事中监控和事后分析,使差旅管理形成良性的循环。

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