携程商旅和铂略联合举办企业差旅费用管控大会
商务旅行 劲旅网 2015-11-26 10:27:19

  近日,由专业财务管理服务培训商铂略和中国领先的差旅管理公司携程商旅联合举办的第二届企业差旅费用管控大会吸引了来自100多家企业的财务管理者参与。

  会上,除了有来自企业的财务代表分享经验,携程商旅差旅专家针对 差旅报销制度形同虚设; 审核发票 效率低;超支差 旅费用处理办法 等财务人员提出的困惑给出了相应的解决方案。

携程商旅差旅专家做主题演讲

  差旅政策执行难

  “公司的出差政策和报销流程非常完善,但这并没有什么用,我几乎天天收到超支的差旅报销单。”一位财务的抱怨顿时引起了同行的共鸣。

  根据全球差旅费用管理服务商CONCUR的数据显示,员工实际的报销金额平均超出公司政策规定金额的22%,有52%的企业财务管理人员认为最大的挑战是缺乏员工花费的可见度和难以推行公司的差旅报销政策。

  “公司缺乏有效的差旅政策执行手段,员工差旅行为难以控制,超预算情况时有发生,从而增加了公司的管理运营成本。”携程商旅差旅专家表示,财务处理的是整个差旅过程的后段,但差旅费用的产生是在前段,让财务仅凭一纸差旅政策就去把控差旅费用是不合理的。

  携程商旅差旅专家建议,合规管控需要覆盖整个差旅过程,专业TMC的做法是根据公司的差旅政策在员工预订环节进行把关,把不符合公司差旅政策的差旅行为在订单完成之前提交审批人审批,这样就可以最大程度上保障差旅行为的合规,保证公司利益。财务人员还可以通过TMC提供的差旅报告了解公司各部门的政策执行情况。

  审批流程繁复无效

  大多数企业的差旅费报销流程需要经过主管、行政、老板等人员的审核,流转到财务手上时可能距离员工提出申请时已有十几天了。对于这样低效率的报销流程,员工的抱怨通常会指向财务。对此,财务人员感到十分委屈。“层层审核除了造成报销周期延长,并没有起到控制的作用。” 目前 大部分未采用专业差旅管理公司的企业还停留在事后手工填单逐层审批报销的阶段。

  携程商旅差旅专家介绍,专业差旅管理公司的技术可以帮助企业做到,在员工预订行程后,第一时间通过APP、邮件等形式把授权请求发送给审批人。此次出差是否被允许,行程是否合理,价格是否符合规定,管理者通过这一条授权信息即可对这些问题一目了然,相当于一个动作同时完成行程审批和报销审批两个步骤。

  肉眼辨发票效率低

  审核发票是财务人员普遍关心的一个话题。 财务人 员每天都会在识别真假发票和虚报发票上牵扯许多精力和时间,有的企业甚至会安排一个岗位专做发票审核的事务。除了机械繁琐,人工审核还无法保证准确率。

  携程商旅差旅专家介绍,专业的差旅管理公司也可以在这方面为财务人员“减负”。“如果企业采用的是公司账户结算,员工通过TMC预订的机票、酒店、用车的发票和行程单都会定期统一寄送到财务结算人员手中。”

  这也就意味着员工不用先垫付差旅费用,然后再拿着发票交给财务报销;财务人员可以从机械劳动中解脱出来了;由差旅管理公司提供的发票也可以完全规避假发票和虚报发票的风险。

  差旅预算无从下手

  财务人员反映,每年在做公司预算的时候,无法对各部门上报的差旅预算做准确评估,当老板要求缩减预算时也无法做出合理判断。

  携程商旅差旅专家表示,专业的差旅管理公司可以为企业提供完善的差旅报告,管理层和财务人员可以随时查询公司各部门各时期的差旅费用支出情况。“财务人员可以对公司内部的差旅费用进行横向比较,例如维修部门机票价格可能较高,这通常缘于一旦客户提出要求则必须马上动身到客户公司抢修,不能做到有规划的提早预订。但是市场部和销售部的工作职责可能相近,如果发现市场部的平均折扣率高于销售部,那就可以询问对应部门,从而找出原因。”除了公司内部部门的差旅分析,TMC还可以帮助企业分析比较自身与行业标杆或均值的异同,发现可以优化的环节。财务在做差旅预算时,就可以胸有成竹地提出合理建议和规划了。

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